Приказ РБ
№ 530 от 11.12.1996. Об утверждении Методических рекомендаций по ведению делопроизводства по обращениям граждан

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 декабря 1999 г. N 8/2307

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить согласованные с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан.

Министр
В.И.СТРАЖЕВ

Утверждены
приказом
Министерства
образования и науки
Республики Беларусь
от 11 декабря 1996 г. N 530

1. Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, утвержденным постановлением Кабинета Министров от 1 октября 1996 г. N 643 (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., N 27, ст.724).

Государственные органы, органы общественных объединений, учреждения, организации и предприятия Республики Беларусь <*>, независимо от формы собственности, организуют и ведут делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.

-------------------------------

<*> В дальнейшем - органы, учреждения, организации, предприятия.

2. Делопроизводство по обращениям граждан в органах, учреждениях, организациях и на предприятиях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

Руководители органов, учреждений, организаций, предприятий несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.

3. Все поступающие обращения граждан в органы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления. В случае использования средств вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения этих средств (образец регистрационно-контрольной карточки обращений граждан и памятка по ее заполнению прилагаются).

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления. Поступившие обращения должны рассматриваться оперативно и целенаправленно. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.

Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его органом, учреждением, организацией и предприятием, дающими ответ заявителю.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.

Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.

4. Повторными обращениями граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.

5. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки могут формироваться по алфавитному принципу или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

6. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в органах, учреждениях, организациях и на предприятиях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Обращения граждан, направленные в органы, учреждения, организации и на предприятия различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, учреждений, организаций, предприятий, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица органов, учреждений, организаций, предприятий. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу. Например: 1-5-Д-401, где 1-5 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс ответа.

9. В регистрационно-контрольные карточки обращений граждан вносятся записи о сделанных по ним запросах, поручениях и полученных ответах.

Все записи в регистрационно-контрольных карточках должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов.

В регистрационно-контрольных карточках обращений граждан по законченным вопросам делается отметка о принятых решениях.

10. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

11. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел органа, учреждения, организации, предприятия.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

12. Срок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Дела передаются в архив органа, учреждения, организации, предприятия через год после завершения делопроизводства по ним. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органа, учреждения, организации, предприятия может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями органа, учреждения, организации, предприятия.

13. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается председателем, ее членами и утверждается руководством органа, учреждения, организации, предприятия. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены за соответствующий период времени.

14. Обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания, систематически анализируются и обобщаются должностными лицами органов, учреждений, организаций, предприятий с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы органов, учреждений, организаций, предприятий.

Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде аналитических справок и обзоров, представляются руководству органа, учреждения, организации, предприятия по окончании каждого года, а также по мере надобности.

15. Действие настоящих Методических рекомендаций не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь, Положением об обязательной регистрации коллективных трудовых споров (конфликтов) и иными актами, предусматривающими специальное делопроизводство.

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

                                                            N

 Фамилия, имя, отчество
 Адрес
 Дата поступления
 Количество листов
 Даты повторных обращений
 Вид обращения
 Социальная группа
 Тематика
 Корреспондент, дата, индекс
 сопроводительного письма
 Содержание

 Резолюция

 Документ направлен на исполнение

 Дата отправления      Срок исполнения       Дата исполнения

 Ход рассмотрения

 Результат решения

 Отметка о снятии с контроля

 Документ подшит в дело N   , л.

ПАМЯТКА ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, имеющих следующий состав реквизитов:

номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;

фамилия, имя, отчество автора обращения;

адрес - место жительства или работы, номер телефона. Для писем без подписи делается запись "без подписи";

дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-то другим способом;

количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;

даты повторных обращений - даты поступлений предыдущих обращений;

вид обращения - предложение, заявление или жалоба;

социальная группа - принадлежность к соответствующей социальной группе населения;

тематика - отнесение обращений к определенной теме;

корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма - наименование органа, учреждения, организации или предприятия, переславших обращения;

содержание - краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем"?;

резолюция - решение руководителя или другого должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;

документ направлен на исполнение - наименование структурного подразделения и фамилия должностного лица органа, учреждения, организации, предприятия, отвечающего за разрешение обращения;

дата отправления - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;

срок исполнения - дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством Республики Беларусь;

дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение.

Запись о последующих резолюциях, их содержании и сроках исполнения производится в соответствующих графах строк с указанием нового срока и фамилии руководителя или другого должностного лица, подписавшего резолюцию;

контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне.

Графы "Документ на исполнение направлен", "Дата отправления", "Срок исполнения", "Дата исполнения" и "Контрольная пометка" заполняются при каждом перемещении документа;

ход рассмотрения - записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах;

результат решения - дата, регистрационный индекс и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);

отметка о снятии с контроля - должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля;

документ подшит в дело N __, л.__ - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов. Заполняется после подшивки документов в дело.