Письмо РБ
№ от 01.11.2003. О свидетельствовании копий документов (по материалам обобщения нотариальной практики Первой минской городской государственной нотариальной конторы)

--------------------------------

<*> Изучена практика за 10 месяцев 2003 г.

Свидетельствование копий документов является распространенным нотариальным действием и составляет около 40% от общего количества таковых. В 2003 году засвидетельствовано более 740 тысяч копий государственными нотариусами, частными - около 170 тысяч копий документов и выписок из них. Представляемые для свидетельствования копий документы отличаются по видам, субъектам создания, содержанию и так далее, в связи с чем возникают вопросы по оценке их достоверности и правомерности оформления.

1. Свидетельствование верности копий и выписок из документов не должно быть запрещено законом.

Так, в соответствии с п. 115 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 апреля 1976 г. N 7 (далее - Инструкция о порядке совершения нотариальных действий), запрещается свидетельствование верности копий паспорта, партийного билета, профсоюзного билета, депутатского удостоверения и военного билета. Аналогичная норма содержится в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. N 173, в соответствии с которым юридическим лицам всех форм собственности запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.

Невозможность свидетельствования копий для определенных целей чаще вытекает из норм акта законодательства косвенно. Например, "запрещается открытие счета в банке по копии дубликата извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика" (постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22 апреля 2002 г. N 49 "Об утверждении Положения о порядке документационного обеспечения ведения Государственного реестра налогоплательщиков Республики Беларусь") или "при реализации продукции фактом наличия на нее сертификата соответствия может являться копия сертификата, изготовленная на специально защищенном бланке строгой отчетности и выданная в порядке, установленном республиканским органом по стандартизации, метрологии и сертификации" (приказ Министерства образования Республики Беларусь от 31 июля 1996 г. N 337 "О копиях сертификатов соответствия на серийно выпускаемую продукцию").

Пунктом 3 Положения "О порядке регистрации актов гражданского состояния в Республике Беларусь" в числе документов, удостоверяющих личность, назван вид на жительство для иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь. Статья 2 Закона Республики Беларусь от 22 февраля 1995 г. "О беженцах" дает определение удостоверения беженца как документа установленного образца, удостоверяющего личность иностранца, признанного беженцем в Республике Беларусь. Поскольку эти документы являются документами, удостоверяющими личность, можно сделать вывод, что свидетельствование их копий также запрещено.

2. Документ, копия которого свидетельствуется, должен иметь юридическое значение.

Документ имеет юридическое значение в случае, когда он может подтвердить правомерность определенных требований гражданина, которому принадлежит. Такие документы должны затрагивать те или иные права или законные интересы граждан и юридических лиц, причем, независимо от того, свидетельствует документ о наличии известных правоотношений в настоящий момент или в прошлом. Обобщением установлено, что имели место случаи необоснованного отказа нотариусов в свидетельствовании копии документа, срок действия которого истек (например, доверенности). Это объяснялось тем, что документ утратил правовое значение. Однако, нельзя считать, что истечение срока действия документа означает утрату им юридического значения, поскольку определенные факты, события или действия, имевшие место в прошлом, подтверждаются этим конкретным документом, который существует объективно и может потребоваться для подтверждения прав имевшихся в какой-то период времени.

Согласно п. 2.1 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов, а в соответствии с п. 2.3.13 Примерной инструкции по делопроизводству, на документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать.

3. Документ, копия которого свидетельствуется, не должен противоречить закону.

Обобщением установлено, что в нотариальные конторы нередко предъявляются документы, содержание которых противоправно (например, ничтожная сделка: договор дарения от имени малолетнего; доверенность, не содержащая даты ее выдачи; доверенность на дарение имущества без указания фамилии, собственного имени, отчества одаряемого), или не соответствующие установленным к нему требованиям (содержат сведения, не подлежащие разглашению в силу секретности, прямого запрета к их оглашению, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации). Такие документы признаются противоречащими закону и копии таких документов, не свидетельствуются.

Копии документов, в тексте которых имеется прямое указание на запрет их копирования в виде надписей "снятие копий запрещено", "документ копированию не подлежит" и так далее, нотариус также свидетельствовать не вправе.

Особенности свидетельствования копий документов различных видов:

1. Свидетельствование копий документов, исходящих от граждан. Государственные нотариусы свидетельствуют копии документов, выданных гражданином в тех случаях, когда подлинность его подписи засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством порядке (п. 118 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий).

Если подлинность подписи гражданина на документе не засвидетельствована любой из уполномоченных организаций (организацией, в которой гражданин работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении), такой документ свидетельствованию не подлежит. Поэтому правомерными являются отказы нотариусов в засвидетельствовании копий договоров с участием граждан (договоров трудовых (контрактов), кредитных, найма жилого помещения, учредительных договоров товарищества собственников и тому подобных), не удостоверенных нотариально.

Многие нотариусы считают, что свидетельствование копий протоколов собраний участников хозяйственных обществ возможно исключительно, если (1) протокол подписан всеми участниками общества и заверен его печатью; (2) либо предварительно нотариально засвидетельствована подлинность подписей участников, подписавших протокол; (3) либо протокол подписан председателем и секретарем собрания с проставлением печати общества. На наш взгляд, ни один из представленных вариантов не соответствует в полном объеме всем требованиям, предъявляемым к оформлению подобного внутреннего документа. Полагаем, что наиболее правильным является такое оформление протокола, когда нотариус свидетельствует копию с копии такового, предварительно заверенной директором общества в установленном порядке.

2. Свидетельствование копий документов, исходящих от организаций.

Как показывает практика, один и тот же вид документа по-разному оформляется различными юридическими лицами. Вместе с тем, общие правила делопроизводства, и основные принципы его ведения в организациях Республики Беларусь независимо от форм собственности установлены Примерной инструкцией по делопроизводству, согласно п. 1.5 которой организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих по своему содержанию указанной инструкции. Таким образом, документы, выданные различными организациями, должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные Примерной инструкцией по делопроизводству для документов данного вида.

В соответствии с п. 2.2 Примерной инструкции по делопроизводству документы должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Однако нотариусам следует знать, что бланки могут быть оформлены не только типографским способом или путем проставления углового штампа, но и с помощью компьютера, а документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются вообще без бланка.

Установлены случаи правомерных отказов государственных нотариусов в свидетельствовании копий документов, подписанных лицами без указания занимаемой должности или должностными лицами, не уполномоченными на подписание определенных документов (справки ЖЭС о проживающих в квартире, подписанной главным инженером; справки поликлиники за подписью заведующего отделением).

Один из основных вопросов в нотариальной практике возникает по поводу возможности свидетельствования документов, выданных структурными подразделениями юридических лиц (например, филиалами банков, факультетами высших учебных заведений и т.д.). Полагаем, что поскольку структурные подразделения могут составлять документы, которые касаются лишь их деятельности, а право издания документов закрепляется в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях, в каждом конкретном случае надо давать тщательную правовую оценку такому документу и в случае сомнений отложить копирование такого документа с целью выяснения полномочий структурного подразделения.

3. Свидетельствование копий трудовых книжек и выписок из них.

Ответы на практические вопросы, связанные с копированием трудовых книжек, можно найти в инструкции "О порядке ведения трудовых книжек работников", утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь 9 марта 1998 г. N 30.

При свидетельствовании выписки из трудовой книжки нотариусы должны соблюдать п. 116 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, в котором указано, что "выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу", то есть содержать полный текст первой страницы (название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование, профессия, печать нанимателя), а потом следуют все записи по тому или иному нанимателю, начиная с поступления на работу до увольнения включительно.

4. Учредительные документы.

Как показывает практика, при засвидетельствовании копий учредительных документов, имеются сложности, когда такие документы нотариально не удостоверены.

При свидетельствовании копий документов, изложенных на двух и более листах, нотариусы руководствуются п. 17 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, в соответствии с которым указанные документы "должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество листов заверено подписью должностного лица и печатью организации, выдавшей документ". Поэтому считаем правильными отказы нотариусов в свидетельствовании копий документов, изложенных на нескольких листах, не скрепленных должным образом.

При решении вопроса о том, надлежащим ли лицом подписаны (утверждены) учредительные документы либо изменения в них, следует руководствоваться действующим законодательством и внимательно изучать содержание копируемых документов.

В отношении учредительных документов (договор, устав), подписанных физическими лицами, в том числе представителем, действующим по доверенности, считаем правомерным требование нотариусов об обязательном предварительном нотариальном свидетельствовании подлинности подписи или нотариальном удостоверении учредительных документов (п. 118 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий).

5. Документы, выданные медицинскими учреждениями.

Свидетельствование копий документов, выданных медицинскими учреждениями, должно осуществляться, если таковые оформлены надлежащим образом признаются документы, изготовленные на бумаге формата А4 или А5, на фирменном бланке или имеющие угловой штамп, дату, исходящий номер. Документы должны быть подписаны главным врачом и скреплены печатью медицинского учреждения. Записи должны быть четкие, без сокращений.

Не является основанием для отказа в свидетельствовании копии документа наличие на нем кроме подписи главного врача других подписей: лечащего врача, заведующего отделением, заведующего лабораторией и т.д.

Не должны приниматься для копирования с целью дальнейшего перевода и направления за границу документы, содержащие общепринятые в русском языке сокращенные медицинские термины, обозначающие, например, прививки, диагнозы, результаты анализов и так далее. Подобные сокращения при дальнейшем переводе теряют свою смысловую нагрузку и значение, могут быть неправильно истолкованы на территории иностранного государства.

Иногда к нотариусу обращаются за свидетельствованием копий больничных листов. Поскольку в законодательстве не имеется запрета на копирование больничных листов, свидетельствование их копий возможно, однако при этом следует разъяснять гражданам, что нотариально засвидетельствованная копия ни в коем случае не заменит подлинник документа и не будет иметь такой же юридической силы, как подлинный документ. Нотариус должен разъяснять гражданину, что в соответствии с п. 8 Инструкции о порядке выдачи листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденной Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 9 июля 2002 г. N 52/97, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 9 июля 2002 г. N 52/97, лицам, работающим у нескольких нанимателей, листки нетрудоспособности выдаются в количестве, необходимом для предъявления по каждому месту работы. Пункт 12 этой же Инструкции предусматривает выдачу дубликата листка нетрудоспособности при утере, но только по предъявлении справки с места работы о том, что пособие по данному случаю временной нетрудоспособности, беременности и родам не выплачивалось.

6. Документы, поступающие из иностранных государств.

При свидетельствовании копий документов, поступающих из иностранных государств, возникает вопрос: что именно подлежит копированию при предъявлении таких документов? Поскольку делопроизводство в нотариальной конторе ведется на русском языке, полагаем, что свидетельствованию подлежат только копии перевода с иностранного языка на русский. Свидетельствовать копию иностранного документа с переводом в полном объеме можно лишь в случае, если перевод засвидетельствован самим нотариусом, владеющим соответствующим иностранным языком. Копии документов (их переводов), исходящих из иностранных государств, свидетельствуются нотариусом только для действия на территории Республики Беларусь и ни при каких условиях не подлежат свидетельствованию для действия за ее пределами.

7. Свидетельствование верности копий с копий документов.

В соответствии с п. 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты. Ее следует оформлять на бланке или обычном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек). При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на копии проставляется отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию). Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись". Подпись должностного лица удостоверяется гербовой печатью.

Согласно п. 1.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. N 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан" юридические лица всех форм собственности могут выдавать копии исходящих от них документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан. Исходя из этого, полагаем, что нотариусы вправе свидетельствовать верность копии с копий таких документов.

Несмотря на то, что инструкцией по делопроизводству не предусмотрена выдача копий внутренних документов кому-либо, кроме их исполнителей, считаем, что она допускается в той мере, в которой это необходимо для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан, а также в случаях, когда требуется представление копий таких документов третьим лицам.

8. Свидетельствование копий религиозных документов.

Копии этих документов, как правило, предназначаются для дальнейшего предоставления в компетентные органы иностранных государств. Документы различны по своему содержанию и оформлению. Наиболее часто представляются документы об отправлении религиозных культов, ритуалов, обрядов; об обучении в духовных учебных заведениях; о трудовых отношениях и т.д. Проанализировав нормы Закона Республики Беларусь "О свободе совести и религиозных организациях", полагаем, что нотариус вправе свидетельствовать копии документов, выдаваемых религиозными организациями, при условии, что эти организации прошли обязательную государственную регистрацию и имеют статус юридического лица (религиозные общины, религиозные объединения, монастыри и монашеские общины, религиозные братства и сестричества, религиозные миссии, духовные учебные заведения).

В документах религиозных организаций должны быть указаны полное наименование и конфессиональная принадлежность организации, выдавшей документ.

Согласовано
с Министерством юстиции
Республики Беларусь
9.02.2004 N 08-2-09/831